Najczęściej popełniane uchybienia, nieprawidłowości i nadużycia finansowe w projektach współfinansowanych z EFS (kontrole IP WUP)


1. Ustawa Pzp / zasada konkurencyjności / rozeznanie rynku
  • nieprawidłowe szacowanie wartości zamówienia, skutkujące brakiem udzielenia zamówienia zgodnie z odpowiednim trybem, pomimo przekroczenia progów pzp / zasady konkurencyjności
  • faktura wystawiona przez inny podmiot (powiązany) niż ten, który wygrał postępowanie i z którym podpisano umowę
  • termin składania ofert – niepełne 7 lub 14 dni (liczy się od dnia po publikacji ogłoszenia do końca dnia siódmego / czternastego)
  • brak opisu w zapytaniu ofertowym, dot. sposobu oceny ofert pod kątem przyznania punktów za spełnienie danego kryterium, co mogło mieć wpływ na ilość i jakość złożonych ofert
  • niepełne wywiązanie się wykonawcy z podpisanej umowy
  • nieprawidłowe unieważnienie prowadzonego postępowania
Inne wrażliwe obszary to:
- określenie przedmiotu zamówienia;
- definiowanie warunków udziału w postępowaniu i kryteriów oceny ofert, które nie będą dyskryminowały potencjalnych wykonawców;
- udzielanie zamówień w częściach;
- stosowanie aspektów społecznych;
- publikacja ogłoszeń o zamówieniu, w tym baza konkurencyjności;
- wyłączenia ze stosowania trybów pzp i zasady konkurencyjności;
- wybór wykonawcy i podpisanie umowy.

Zachęcamy do zapoznania się z poniższymi materiałami informacyjnymi:
Zamówienia udzielane w ramach projektów. Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014–2020
Materiał informacyjny dotyczący stosowania zasady konkurencyjności oraz rozeznania rynku w ramach Programu Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020

2. Projekty rozliczane metodami uproszczonymi
  • brak wykonania usług / dostaw zaplanowanych we Wniosku o dofinansowanie lub ich realizacja po zaplanowanym terminie (np. pod koniec realizacji projektu)
  • brak posiadania części dokumentów mających potwierdzać rozliczenie kwot ryczałtowych / stawek jednostkowych
  • nieprawidłowe sporządzane IPD, niezgodnie ze standardem, możliwość zakwestionowania stawki jednostkowej
  • nieprzestrzeganie zapisów Wytycznych w obszarze rynku pracy (np. brak wypłacenia stypendium szkoleniowego – nie musi być to zapisanie we Wniosku o dofinansowanie)
Materiał informacyjny dotyczący stosowania kwot ryczałtowych w projektach Programu Wiedza Edukacja Rozwój

3. Koszty pośrednie
  • brak lub niepełne wykonanie działań finansowanych z kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem – możliwa korekta finansowa
Materiał informacyjny dotyczący kosztów pośrednich projektu Programu Wiedza Edukacja Rozwój

4. Personel
  • brak wymaganych dokumentów potwierdzających pracę personelu projektu
  • brak kwalifikacji / brak dokumentów potwierdzających kwalifikacje / kompetencje kadry projektu, określonych w Wniosku o dofinansowanie
  • zatrudnienie na umowę zlecenie osoby do projektu, która jest jednocześnie pracownikiem beneficjenta
Materiał informacyjny dotyczący rozliczania kosztów zaangażowania personelu projektu Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój

5. Uczestnicy
  • niekwalifikowalność uczestników – brak spełnienia wymogów grupy docelowej określonej w dokumentach programowych, w tym regulaminie konkursu
  • brak lub niepełne poinformowanie uczestników o przysługującym im wsparciu w projekcie (koszty dojazdu, stypendium)
  • składanie nieprawdziwych oświadczeń przez uczestników
Materiał informacyjny dotyczący kwalifikowalności uczestników projektu Programu Wiedza Edukacja Rozwój

6. Realizacja form wsparcia
  • brak właściwego oznakowania miejsca i dokumentów
  • brak lub niedostateczny monitoring realizacji form wsparcia przez beneficjenta
  • brak lub niepełne wykonanie usług przewidzianych dla uczestników projektu
  • HARMONOGRAMY realizacji form wsparcia – brak lub niepełne / nieaktualne
 7. RODO
  • brak dokumentów wymaganych zgodnie z RODO (polityka, rejestr czynności, szacowanie ryzyka)
  • brak przekazania do WUP informacji o zamiarze / o powierzeniu przetwarzania danych osobowych podmiotom trzecim
  • powierzenie przetwarzania danych osobowych innym podmiotom, bez zawarcia stosownej umowy i spełnienia wymogów określonych przez Umowę / OWU/ Porozumienie (PUP nie; staże też!)
  • pozyskiwanie w projekcie danych osobowych (uczestników i innych) nie objętych zakresem przetwarzania danych w danym programie (np. numery dowodów osobistych)
  • przekazywanie Zespołowi kontrolującemu lub poprzez SL opiekunowi projektu danych wykraczających poza program (np. wyciągi bankowe zawierające dane innych osób, niż te w projekcie)
Przewodnik po danych osobowych w projektach PO WER dla Wnioskodawców i Beneficjentów
Przewodnik po danych osobowych w projektach RPOWP 2014-2020 dla Wnioskodawców i Beneficjentów

8. Nieprawidłowości / uchybienia różne
  • realizacja projektu w sposób istotnie niezgodny z Umową i Wnioskiem – rozwiązanie umowy
  • zakupy dokonane przed terminem realizacji projektu, określonym we Wniosku o dofinansowanie; mogą być przed zawarciem umowy, ale nie przed rozpoczęciem projektu
  • przedstawienie wydatków nie dotyczących realizacji projektu, np. dot. cateringu dla dzieci w żłobku / przedszkolu z działalności komercyjnej beneficjenta
  • brak stosowania zapisów wytycznych określonych w dokumentacji konkursowej (np. Wytycznych w obszarze rynku pracy / edukacji)
  • pobieranie dotacji budżetowej na bieżące funkcjonowanie nowych miejsc w przedszkolu finansowanych z projektu, pomimo wyraźnego zakazu w Wytycznych i dokumentacji konkursowej
  • brak osiągnięcia / zachowania kryterium w projekcie, np. brak prowadzenia biura projektu na terenie woj. podlaskiego
  • brak osiągnięcia w pełni wskaźników w projekcie (zawinione / niezawinione – reguła proporcjonalności)
  • umowy podpisywane przez PUP – brak informacji o możliwości kontroli danej formy wsparcia przez podmioty inne niż PUP, w tym IP WUP

Błędy i nieprawidłowości oraz ich skutki wynikające z istotnych ustaleń audytów
i kontroli Instytucji Audytowej, dot. przede wszystkim EFS, w podziale na obszary tematyczne.

 
Najnowsze błędy i nieprawidłowości za rok obrachunkowy 2020/2021
 
Zamówienia publiczne (PZP, zasada konkurencyjności, rozeznanie rynku)
  • W postępowaniu dotyczącym dokonania dostawy urządzenia kamery termowizyjnej zamawiający postawił warunek: „Zamawiający wymaga ponadto, aby legalność zakupu sprzętu i oprogramowania była potwierdzona w formie pisemnej przez przedstawicielstwo producenta w kraju". Powyższe narusza zapisy Wytycznych kwalifikowalności. Nie można formułować warunków przewyższających wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia. Wymaganie od wykonawcy, aby legalność zakupu sprzętu była potwierdzona w formie pisemnej przez przedstawicielstwo producenta w kraju dyskryminuje potencjalnych wykonawców, którzy przedstawicielstwa w kraju nie posiadają. Nałożono korektę w wysokości 10%.
Uczestnicy
  • Uczestnicy szkoleń zrealizowanych w ramach Projektu otrzymali na własność urządzenia elektroniczne – laptopy służące początkowo do celów realizacji szkolenia. Powyższe jest niezgodne z zapisami Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze przystosowania przedsiębiorców i pracowników do zmian na lata 2014-2020 oraz Regulaminu uczestnictwa i rekrutacji w projekcie, tj. koszt laptopów przekazanych na własność stanowi koszt niezwiązany bezpośrednio z usługą szkoleniową. Stwierdzono wydatki niekwalifikowalne.
  • Naruszono zapisy Regulaminu rekrutacji i udziału w projekcie (w powiązaniu z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków) zabraniające udzielenia wsparcia w ramach Projektu osobom prowadzącym działalność gospodarczą. Stwierdzono wydatki niekwalifikowalne.
  • Z analizy przedstawionej dokumentacji rekrutacyjnej wynika, że nie wszyscy uczestnicy złożyli własnoręczny podpis. Formularz rekrutacyjny, deklaracja uczestnictwa w projekcie, oświadczenie uczestnika projektu i wniosek o przyznanie bonu szkoleniowego nie zostały podpisane własnoręcznie przez uczestniczkę projektu K.K, co stanowi niezgodność z Regulaminem rekrutacji i uczestnictwa w projekcie oraz stanowi podejrzenie popełnienia przestępstwa w związku z art. 207 § 1 Kodeksu karnego. Zgodnie z postanowieniem Prokuratury Rejonowej o umorzeniu dochodzenia w w/w sprawie wskazano, że podstawą umorzenia jest znikoma społeczna szkodliwość czynu, nie zaś brak jego popełnienia, co skutkuje niekwalifikowalnością wydatków.
Personel projektu
  • Beneficjent zawarł porozumienia o współpracy z dwiema osobami (wolontariuszami) na pełnienie funkcji obserwatora prac Komisji Oceny Wniosków. Wydatki z tytułu zaangażowania obserwatorów w celu uwiarygodnienia wyników prac Komisji Oceny Wniosków nie spełniają warunków w zakresie kwalifikowalności zgodnie z Wytycznymi kwalifikowalności. W realizowanym projekcie prawidłowa ocena wniosków złożonych przez uczestników powinna być zapewniona przez właściwy dobór członków Komisji Oceny Wniosków, a nie przez obserwatorów ich pracy.
Inne nieprawidłowości / uchybienia, skutkujące wydatkami niekwalifikowalnymi
  • Przedsiębiorca korzystający z dofinansowania kosztów prowadzenia działalności zgodnie z art. 15zzc ustawy COVID, nie osiągnął spadku obrotów przewidzianego w art. 15zzc ust. 3 w/w ustawy (ani w wielkości wskazanej we wniosku, ani w wielkości najniższego progu przewidzianego ustawą), co potwierdzają przekazane przez przedsiębiorcę skany Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Stwierdzono wydatki niekwalifikowalne.
  • Beneficjent podpisał umowę na usługi cateringowe dla poszczególnych uczestników CIS. Odbioru zleconych usług dokonano protokołami odbioru zamówienia dołączonymi do faktur VAT. Ustalono, że w wystawianych fakturach za catering nie uwzględniano nieobecności uczestników (np. przebywających na zwolnieniach lekarskich, urlopach), a tym samym zamówiono nieadekwatną ilość obiadów do liczby uczestników projektu (liczba posiłków przewyższała liczbę uczestników). Stwierdzono wydatki niekwalifikowalne.
  • Partner Projektu zatrudniający doradców oceniających merytorycznie wnioski uczestników Projektu o przyznanie bonów na szkolenia dotyczące firmy szkoleniowej nie zapewnił zasad mogących świadczyć o braku konfliktu interesów pomiędzy w/w instytucją szkoleniową, a oceniającymi doradcami zatrudnionymi przez w/w Partnera. Na podstawie zebranych danych stwierdzono, iż istniały powiązania osobowe (mąż-żona) oraz finansowe (otrzymywanie wynagrodzenia przez oceniających od w/w firmy szkoleniowej), które skutkowały konfliktem interesów. Stwierdzono wydatki niekwalifikowalne.
  • W trakcie audytu ustalono, że beneficjent we wnioskach o płatność dokonał rozliczenia wydatków w kwocie wyższej niż wynikało to z przekazanych audytorom dokumentów potwierdzających rozliczenie otrzymanego dofinansowania przez przedsiębiorców. Stwierdzono wydatki niekwalifikowalne.
  • Beneficjent we wnioskach o płatność rozliczył wydatki stanowiące dofinansowanie udzielone dla 4 przedsiębiorców w oparciu o art. 15zzb ustawy COVID-19, którzy złożyli we wnioskach o przyznanie dofinansowania, oświadczenia o niezaleganiu w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy do końca trzeciego kwartału 2019 r. niezgodne ze stanem faktycznym, nie spełniając jednocześnie warunku określonego w art. 15 zzb ust. 10 pkt 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r., o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
  • Stwierdzono wydatki niekwalifikowalne dot. wsparcia COVID-19, w wyniku weryfikacji dokumentacji źródłowej przedsiębiorców (błędy w kalkulatorach, nieprawdziwe oświadczenia)
Błędy i nieprawidłowości za rok obrachunkowy 2019/2020
 
Zamówienia publiczne (PZP, zasada konkurencyjności, rozeznanie rynku)
  • W trakcie audytu ustalono, że Partner Wiodący w przeprowadzonym postępowaniu przetargowym pn. Przygotowanie i udostępnienie multimedialnych zasobów wspierających proces doradztwa zawodowego określił warunki udziału w postępowaniu (w odniesieniu do drugiej części zamówienia) dotyczące sytuacji ekonomicznej i finansowej w sposób nieproporcjonalny w stosunku do wartości przedmiotu zamówienia.
  • Ustalono, że w przypadku postępowania przeprowadzonego w trybie zasady konkurencyjności, poniżej progów UE na Zakup usługi przeprowadzenia kursu typu „refreshment training" zamawiający w załączniku A do ogłoszenia o zamówieniu (Opis przedmiotu zamówienia) postawił nadmierne warunki, zgodnie z którymi: Szkoła w której odbędzie się kurs musi: posiadać długi staż na rynku edukacyjnym, co gwarantuje bogate doświadczenie firmy w organizacji i prowadzeniu szkoleń (min. 20 lat), prowadzić szkolenia dla nauczycieli na całym świecie, zatrudniać trenerów będących autorami podręczników. Powyższe jest niezgodne z Wytycznymi kwalifikowalności. Nie można formułować warunków przewyższających wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia". Postawienie takich warunków udziału w postępowaniu stanowi naruszenie zasady uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców. Nałożono korektę w wysokości 10%.
  • Stwierdzono wybór wykonawcy nie spełniającego wymogów przedmiotu zamówienia, co skutkowało nałożeniem 25% korekty.
  • W postępowaniu zostały określone zbyt wygórowane warunki udziału w stosunku do konsorcjów. Nałożono korektę w wysokości 10%.
  • Nie zachowanie należytej staranności przy szacowaniu przedmiotu zamówienia i w konsekwencji udzielenie zamówienia bez zastosowania procedury rozeznania rynku, co skutkowało uznaniem wydatku za niekwalifikowalny.
  • Stwierdzono zastosowanie przez zamawiającego w zapytaniach ofertowych w ramach projektu bardziej restrykcyjnych zapisów odnośnie warunków nakładania kar umownych niż w zamówieniach stosowanych u tego zamawiającego. Nałożono korektę w wysokości 5%.
Inne nieprawidłowości / uchybienia, skutkujące wydatkami niekwalifikowalnymi
  • W trakcie audytu ustalono, że w ramach projektu do rozliczenia transz środków przez trzech realizatorów programu pilotażowego przedłożone zostały świadczenia powyżej dopuszczalnej maksymalnej liczby produktów możliwych do rozliczenia. Przypadki 2- lub 3-krotnego (zamiast 1-krotnego) rozliczenia świadczenia bilansowego zostały stwierdzone w odniesieniu do 97 świadczeniobiorców/pacjentów. Stwierdzono wydatki niekwalifikowalne.
  • Stwierdzono wydatki niekwalifikowalne powstałe w wyniku zawyżenia rozliczenia faktury za zakup banerów reklamowych w ramach umowy na podjęcie działalności gospodarczej.
  • Stwierdzono podwójne finansowanie wydatków poprzez sfinansowanie wkładu własnego w projekcie dotacyjnym oraz przedłożenie do refundacji w tym projekcie kosztów kwalifikowalnych sfinansowanych z pożyczki, w której kapitał pochodzi.
  • Stwierdzono, iż poniesione wydatki kwalifikowalne przekraczają maksymalny limit określony w Regulaminie konkursu. Uznano za niekwalifikowalne wydatki poniesione ponad limit.
Błędy i nieprawidłowości za poprzednie lata obrachunkowe
 
Zamówienia publiczne (PZP, zasada konkurencyjności)
  • Beneficjent dokonał zmiany terminu wykonania zamówienia dot. realizacji kursów zawodowych, co stanowiło istotną zmianę postanowień umowy i miało wpływ na warunki konkurencji w postępowaniu przeprowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, co skutkowało nałożeniem korekty na poziomie 25%.
  • Beneficjent nierówno potraktował uczestników postępowania na przeprowadzenie szkoleń dla osób bezrobotnych odrzucając ofertę wykonawcy z powodu niepełnej kalkulacji kosztów szkolenia i nie wzywając go do złożenia wyjaśnień i poprawienia oferty,  co skutkowało nałożeniem korekty na poziomie 5 %.
  • Beneficjent nie dokonał łącznego oszacowania wartości szkoleń indywidualnych i  grupowych o takim samym zakresie, przewidzianych w rocznym planie szkoleń, co skutkowało niezastosowaniem właściwej procedury przetargowej. Beneficjent do szkoleń grupowych przeprowadził postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, natomiast wyboru ofert szkoleń indywidualnych o podobnym zakresie jak szkolenia grupowe, dokonał na podstawie rozeznania rynku, a nie w trybie przetargu nieograniczonego, co skutkowało nałożeniem korekty na poziomie 25% na wartość podpisanych umów z wykonawcami szkoleń indywidualnych.
  • Opis przedmiotu zamówienia został przygotowany w sposób nieprecyzyjny i bez uwzględnienia wszystkich wymagań prawnych.
  • Ustalenie w postępowaniu o zamówienie publiczne warunku ograniczającego jednakowy dostęp do zamówienia potencjalnym wykonawcom, poprzez wykazanie doświadczenia w konkretnym zakresie.
  • W zapytaniu ofertowym opublikowanym m.in. w Bazie konkurencyjności Zamawiający postawił wykonawcy m.in. warunek dysponowania osobą posiadającą określone uprawnienia oraz posiadającą co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego w kierowaniu robotami w wymaganej specjalności. Na etapie realizacji zamówienia robotami kierowała osoba posiadająca roczne doświadczenie  zawodowe. Dopuszczenie przez zamawiającego osoby o mniejszym doświadczeniu spowodowało, iż ww. osoba nie spełniała wymagań określonych z zapytaniu ofertowym. Powyższe stanowi naruszenie zasady konkurencyjności, skutkujące nałożeniem 5 % korekty na zamówienie.
  • Wykonawca na etapie podpisywania umowy dokonał zmiany osoby uczestniczącej
    w realizacji zamówienia, pełniącej funkcję kierownika budowy, która nie spełniała warunku udziału w postępowaniu. Sformułowanie warunków przewyższających wymagania, wystarczające do należytego wykonania zamówienia stanowi naruszenie zasady konkurencyjności  określonej Wytycznych kwalifikowalności. Wymaganie co najmniej 2 lat doświadczenia w kierowaniu robotami w wymaganej specjalności, mogło ograniczyć krąg wykonawców zamówienia, którzy mogliby dysponować osobami z krótszym doświadczeniem - nałożono 5% korektę.
  • W ogłoszeniu o zamówieniu na dostawę sprzętu opublikowanym w Bazie konkurencyjności w zapytaniu ofertowym Beneficjent określił zbyt wygórowane warunki wymagane od wykonawcy w zakresie posiadania wiedzy i doświadczenia, co mogło spowodować ograniczenie kręgu potencjalnych dostawców. Za spełnienie warunku Zamawiający uznał wykonanie przez wykonawcę w okresie 2015 r. - 2017 r. dostawy co najmniej 5 sztuk sprzętu będącego przedmiotem zamówienia lub podobnego oraz funkcjonowanie na rynku firmy dostawcy od co najmniej 5 lat. Nałożono 5% korektę.
  • Beneficjent w ramach opisu zawartego w specyfikacji przedmiotu zamówienia, będącego załącznikiem do zapytania ofertowego dot. zakupu i montażu urządzenia zawarł dyskryminujący warunek „Serwis i instalacja musi być wykonana przez certyfikowany zespół serwisowy, zlokalizowany na terenie Polski". Nałożono 5% korektę.
  • Zamawiający udzielił zamówienia wykonawcy, który nie potwierdził spełnienia warunków udziału w postępowaniu, bez uprzedniego zwrócenia się o uzupełnienie dokumentów w zakresie posiadania polisy ubezpieczeniowej, co stanowi naruszenie
    art. 26 ust. 3, art. 24 ust. 1 pkt 12 oraz art. 7 ust. 1 i ust. 3 ustawy Pzp. Nałożono 5% korektę.
  • Beneficjent w ramach postępowania prowadzonego z zastosowaniem ustawy Pzp przedłużył termin realizacji zamówienia bez uwzględnienia warunków wskazanych
    w przepisach i umowie, czym naruszył art. 144 ust. 1 ustawy Pzp. Nałożono 25% korektę.
  • W ramach postępowania zrealizowanego  w procedurze zamówień publicznych powyżej progów UE, Zamawiający postawił nadmierne warunki udziału w postępowaniu w zakresie dotyczącym zdolności technicznej lub zawodowej wykonawcy w stosunku do przedmiotu zamówienia, co stanowi naruszenie art. 22 ust. 1 a ustawy Pzp. Warunek dotyczył posiadania 5 lat doświadczenia w pełnieniu funkcji kierownika budowy, licząc od daty uzyskania uprawnień -  w realizacji umowy uczestniczyła natomiast osoba, która takiego warunku nie spełniała. Nałożono 5% korektę.
  • W postępowaniu dot. wykonania usługi doradcy zawodowego prowadzonym
    w procedurze przetargu nieograniczonego, Zamawiający w SIWZ zawarł warunek pozbawiający wykonawcę będącego osobą fizyczną możliwości powierzenia wykonania części zamówienia podwykonawcy. Zamawiający określił obowiązek osobistego wykonania całości przedmiotu zamówienia przez osoby fizyczne, nie wskazując kluczowych części zamówienia zastrzeżonych do osobistego wykonania, do czego był uprawniony na mocy art. 36a ust. 2 ustawy Pzp. Takie sformułowanie w zakresie podwykonawstwa ogranicza prawo wykonawców – osób fizycznych, o którym mowa w art. 36a ustawy Pzp oraz prowadzi do uprzywilejowania podmiotów nie będących osobami fizycznymi. W odniesieniu do ww. warunku w postępowaniu zostało ograniczone podwykonawstwo oraz naruszona została zasada równego traktowania potencjalnych oferentów, czym naruszono art. 7 ust 1 oraz art. 36a ust. 1-2 ustawy Pzp. Nałożono 5% korektę.
  • W ogłoszeniu o zamówieniu opublikowanym przez Urząd Publikacji Unii Europejskiej w rozdziale dot. okresu obowiązywania zamówienia Zamawiający wskazał datę 31.12.2028 r., natomiast w SIWZ jako termin wykonania zamówienia Zamawiający wskazał 31.12.2029 r., z zastrzeżeniem tych postanowień, które ze względu na swój cel obowiązują także po zakończeniu obowiązywania umowy. Powyższe jest sprzeczne z zasadami konkurencyjności i równego traktowania potencjalnych oferentów. Nałożono 5% korektę.
Uczestnicy
  • Uznano za wydatek niekwalifikowalny koszt badań lekarskich uczestniczki, która zrezygnowała z udziału w projekcie z przyczyn ekonomicznych (utrata prawa do zasiłków socjalnych w związku z udziałem w projekcie). Zgodnie z rozdziałem 6.2 pkt 3 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFA oraz FS na lata 2014-2020 (wersja z 19.09.2016r.) poniesiony wydatek powinien być m.in. niezbędny do realizacji celów projektu i być poniesiony w związku z realizacją projektu.  Poniesiony wydatek na osobę, która zrezygnowała z udziału w projekcie (nie zrealizowała zakładanego w projekcie celu) uznany został za niekwalifikowalny.
  • Dokumenty zgłoszeniowe uczestników projektu wpłynęły po terminie rekrutacji i nie zawierały wymaganych podpisów uczestników.
  • Brak przejrzystości w dokumentacji dot. przebiegu stażu, tj. w dzienniku stażu brak zatwierdzenia przez eksperta ds. organizacji projektu oraz brak potwierdzenia przez uczestnika, iż pełny zakres stażu został zrealizowany.
  • Realizacja staży odbyła się w niepełnym wymiarze godzin i w niektórych przypadkach, stażyści pracowali w dni ustawowo wolne od pracy oraz w godzinach nadliczbowych, co było niezgodne z warunkami podpisanych umów o organizację staży.
  • Brak wypłaty uczestnikowi wynagrodzenia za staż, co było niezgodne z warunkami podpisanej umowy o organizację stażu.
  • Koszty dojazdu na staż były wypłacone w wyższej kwocie niż założono w umowie o dofinansowanie projektu.
Podatek VAT
  • Niektórzy z uczestników, którzy otrzymali jednorazowe środki na podjęcie działalności gospodarczej oraz przedsiębiorcy korzystający z refundacji kosztów doposażenia/wyposażenia stanowiska pracy, skorzystali z odliczenia podatku VAT i nie dokonali zwrotu podatku VAT na konto PUP lub dokonali zwrotu podatku VAT na konto PUP po upływie terminów zwrotu wynikających z zapisów umów zawartych z PUP. Wysokość podatku VAT uznana została za wydatki za niekwalifikowalne.
Inne nieprawidłowości / uchybienia, skutkujące wydatkami niekwalifikowalnymi
- zakupy towarów i usług dokonane w ramach projektu były zawyżone w stosunku do stawek rynkowych określonych przez IP/IZ, bez wystarczającego uzasadnienia dokonanego zakupu,
- Beneficjent zaplanował w budżecie projektu wyposażenie biura w meble pod zabudowę do dwóch pomieszczeń, które wynajmuje; powyższy wydatek biorąc pod uwagę fakt, iż Beneficjent nie jest właścicielem pomieszczeń, w których meble zostały zamontowane, nie spełnił wymogu racjonalności,
- wydatki kwalifikowalne projektu nie zostały pomniejszone o wygenerowany w ramach projektu dochód,
- zawyżona wartość wkładu własnego, bez wskazania uzasadnionych podstaw do jego wyliczenia,
- w zakresie wydatków na usługi szkoleniowe stwierdzono, iż terminy szkoleń pokrywały się, wskazując na niemożność ich przeprowadzenia przez tą samą osobę w różnych miejscach i w tym samym czasie,
- dostawa materiałów eksploatacyjnych dla uczestników staży została zrealizowana odmiennie niż przewidziano w zapytaniu ofertowym, ofercie i samej umowie; ponadto ustalono, iż materiały te nie były dostarczone uczestnikom w trakcie  trwania staży, tym samym poniesiony wydatek nie był niezbędny do realizacji celów projektu i nie został poniesiony w związku z jego realizacją,
- naruszenie przejrzystości poniesienia wydatku na zakup odzieży roboczej dla stażystów oraz niespełnienia warunku niezbędności wydatku (towar został dostarczony stażystom po odbyciu przez nich stażu),
- błędne wyliczenia stypendium szkoleniowego wypłacanego uczestnikom szkoleń,
- w ramach otrzymanej pożyczki na wsparcie rozwoju przedsiębiorstw realizujących inwestycje na terenie województwa podlaskiego Beneficjent zakupił i zainstalował urządzenia na terenie innego województwa niż obejmowała umowa.